A. Chức năng

Phòng Hành chính có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng trong công tác văn thư, lưu trữ; cấp phát thư báo; lễ tân, phục vụ; công tác đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh môi trường; công tác điều phối phương tiện công tác và các hoạt động phục vụ trong nhà trường. Là đầu mối thông tin, liên lạc giữa Nhà trường với các cá nhân, đơn vị trong và ngoài Trường.

B. Nhiệm vụ

1. Công tác văn thư lưu trữ

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trường;

b) Hướng dẫn thể thức văn bản theo quy định hiện hành.

c) Cấp giấy giới thiêu, giấy đi đường cho cán bộ theo ủy quyền của Hiệu trưởng;

d) Y sao các văn bản của Nhà trường ban hành; sao lục các văn bản;

đ) In, sao các tài liệu, văn bản của Nhà trường;

e) Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành công văn, tài liệu đến và đi theo quy định;

g) Bảo quản, sử dụng con dấu của Trường, con dấu của các đơn vị theo quy chế.

2. Công tác quản lý, cấp phát thư báo và thông tin liên lạc

a) Xây dựng kế hoạch và triển khai mua các loại báo, tạp chí cho các đơn vị trong Trường;

b) Quản lý và phục vụ công tác văn thư, tài liệu, ấn phẩm, điện tín…

c) Thực hiện công tác thông tin, liên lạc giữa Nhà trường với các cá nhân, đơn vị trong và ngoài Trường.

3. Công tác lễ tân, phục vụ

a) Là đầu mối tổ chức các hoạt động kỉ niệm, sự kiện của Nhà trường; phụ trách lễ nghi, khánh tiết, trang trí cho các hoạt động;

b) Tiếp đón khách đến làm việc với Nhà trường;

c) Phục vụ phòng làm việc của Ban Giám hiệu, quản lý và phục vụ các phòng họp, phòng khánh tiết và các phòng làm việc khác được giao;

4. Công tác an ninh trật tự

a) Tư vấn cho BGH về việc ký kết hợp đồng bảo vệ và dịch vụ bảo vệ phương tiện giữa Nhà trường với Công ty bảo vệ;

b) Giám sát việc thực hiện hợp đồng bảo vệ và dịch vụ bảo vệ phương tiện giữa công ty bảo vệ với Trường, đảm bảo an toàn về người, tài sản của Trường;

c) Lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự của Nhà trường trong những ngày nghỉ lễ; tết theo quy định của các cơ quan công an chức năng;

5. Công tác vệ sinh môi trường

a) Tư vấn cho BGH về việc ký kết hợp đồng vệ sinh môi trường giữa Nhà trường với Công ty vệ sinh;

b) Giám sát việc thực hiện hợp đồng vệ sinh môi trường giữa công ty Vệ sinh với Nhà trường, đảm bảo cảnh quan môi trường luôn xanh, sạch, đẹp;

c) Quản lý, chăm sóc cây xanh, cây cảnh trong khuôn viên Trường.

6. Điều phối phương tiện công tác

a) Quản lý và điều phối xe ô tô của trường theo quy định;

b) Phục vụ việc đưa đón lãnh đạo, cán bộ viên chức, giảng viên, học viên, sinh viên trong trường đi nghiên cứu, học tập, thực tập; Cán bộ ngoài trường và chuyên gia nước ngoài đến công tác, hội nghị, hội thảo tại trường khi có yêu cầu và được Ban giám hiệu phê duyệt;

c) Thường xuyên kiểm tra, theo dõi về mặt kỹ thuật xe; Thực hiện bảo quản, bảo trì xe theo quy định; Lập kế hoạch, dự trù kinh phí sữa chữa xe khi có yêu cầu và được Ban Giám hiệu phê duyệt.

7. Công tác khác

a) Thường trực Ban phòng chống bão lụt của Trường;

b) Tham gia các hoạt động đoàn thể, các nhiệm vụ khác do nhà trường giao.